Allégations de fraude : faites vite, les 48 premières heures sont cruciales!

Octobre 2016

Guy St-Georges, CPA, CA, CFF, CFE, vice-président, Enquêtes sur les frauds et enquêtes financières

Sophie Caudiu, CPA auditrice, CGA, directrice principale, Groupe Entreprise

Saviez-vous que lorsque votre entreprise est victime d’une fraude, les mesures prises au cours des 48 premières heures sont essentielles à la bonne gestion de la crise?

Vous êtes le président d’une société et un employé vous fait part d’allégations de fraude visant un collègue de longue date respecté de tous. Vous êtes convaincu que la gestion des risques et les procédures de contrôle interne à l’égard du risque de fraude sont adéquates au sein de votre organisation. Vous comprenez que vous devez agir rapidement et discrètement. Mais par où commencer pour réduire les répercussions de la fraude et optimiser les résultats de l’enquête?



Deux pièges à éviter

Rencontrer le suspect trop tôt

Cette pratique permettra d’éviter que des éléments de preuve ne soient détruits par le suspect avant que l’enquêteur n’ait eu le temps d’en prendre connaissance. De plus, ce dernier pourra bénéficier de plus de temps pour rassembler un maximum d’éléments de preuve permettant de confronter le suspect lors de l’entrevue.

Fouiller prématurément les fichiers et les courriels du suspect

Les courriels, les messages textes et les fichiers informatiques conservés dans l’ordinateur et le téléphone intelligent du suspect sont des sources précieuses d’éléments de preuve et leur examen peut s’avérer très profitable. Toutefois, un tel exercice peut avoir des conséquences catastrophiques s’il n’est pas exécuté correctement, c’est-à-dire dans le respect des règles touchant l’espérance raisonnable de vie privée des employés.

Les mesures à prendre… rapidement

Évaluer les allégations

En tout premier lieu, nous suggérons d’effectuer discrètement une analyse préliminaire des allégations afin d’évaluer leur crédibilité et la nécessité d’entreprendre ou non une enquête. Pour ce faire, vous devez au minimum rencontrer le dénonciateur pour vous assurer de bien comprendre les allégations et, le cas échéant, procéder à l’examen des pièces justificatives.

Identifier les complices potentiels et aviser les autres responsables au sein de l’organisation

Si vous jugez que les allégations sont sérieuses et semblent fondées, vous devrez ensuite tenter d’identifier les complices potentiels, tant à l’interne qu’à l’externe.Cette analyse est absolument cruciale pour éviter de discuter des allégations avec des complices potentiels du fraudeur. Ensuite, vous devez procéder à l’identification des personnes au sein de l’organisation avec qui vous élaborerez votre plan d’action; pour des raisons de confidentialité, le nombre de personnes informées devrait être maintenu au minimum.

Former une équipe d’intervention multidisciplinaire

Pour gérer une telle crise, la mise sur pied d’une équipe d’intervention multidisciplinaire est essentielle et nécessite souvent le recours à des ressources externes. Cette équipe devrait regrouper notamment des experts en juricomptabilité (enquête) et en droit du travail.

Protéger les actifs de la société et les éléments de preuve

Les membres de l’équipe d’intervention doivent convenir des mesures à prendre, notamment en s’assurant que les actes frauduleux allégués cessent afin de protéger les actifs de la société et les éléments de preuve documentaire.

Les points ci-dessus ne visent, bien sûr, que les premières étapes du processus de gestion d’une crise liée à la fraude, mais ils s’avèrent déterminants pour le succès d’une enquête. Et… il faut garder en tête que, malheureusement, aucune entreprise ne peut prétendre être complètement à l’abri de la fraude.

Pour en apprendre davantage sur les risques de fraude : Commission Charbonneau : quelles leçons pour la gestion de risques?

Cet article a été publié dans la revue Action Canada-France

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