Comment les organisations peuvent-elles améliorer l’efficacité?

Juin 2016

Le fait de se concentrer sur l’efficacité permet à la fois de générer une économie de coûts et d’accroître la capacité d’innover

Par Loretta Roll, PMP

Demandez à quiconque qui travaille au sein d’une entreprise ou d’un cabinet de services professionnels de vous expliquer le processus lié aux livrables : sa réponse ira probablement dans ce sens : « Nous faisons la même chose depuis 30 ans. » Vous précisez : « Mais comment faites-vous pour savoir comment offrir ces services à vos clients? » La réponse à cette question risque d’être évasive : « Je le sais, c’est tout. » En réalité, ce qu’une personne « sait » en matière d’exécution d’un processus ou de prestation d’un service peut être très différent de ce qu’une autre, elle aussi, « sait, c’est tout ».

Parmi les défis que les cabinets de services professionnels doivent relever, la concurrence accrue, les avancées technologiques et les forces variables du marché n’en sont que quelques-uns ayant une incidence sur la prestation rapide et innovatrice de services aux clients. Alors pourquoi ajouter l’obstacle supplémentaire des inefficacités internes au fardeau déjà lourd? En mettant en place des processus adéquats, qui sont systématiquement consignés et suivis, il est possible d’améliorer le flux de travail et de libérer du temps pour se consacrer à ce qui compte vraiment dans son secteur respectif : faire preuve d’esprit critique pour trouver des façons d’innover. Les cabinets de services professionnels doivent mettre l’accent sur les services qui offrent une perspective, une analyse et des conseils pour que les clients puissent élaborer des stratégies à long terme et prendre des décisions d’affaires rapidement.

Le rapport « CPA Horizons 2025 » (en anglais seulement) de l’AICPA décrit le proche avenir de la profession de CPA; elle ne repose plus sur l’offre de services traditionnels. Avec l’accès aux données en tout temps et en tout lieu et les avancées en matière d’automatisation, les cabinets de services-conseils financiers peuvent profiter de l’impartition des services comptables et de la fonction de directeur des finances ou de contrôleur « virtuel » pour tisser des liens plus étroits et plus significatifs avec les clients, pour ainsi en apprendre davantage sur leur situation et se positionner en vue d’offrir des conseils proactifs, ce qui aide à consolider le rôle du cabinet à titre de conseiller d’affaires de confiance.

Toutefois, aucune de ces offres novatrices de services n’a d’importance si les activités transactionnelles fondamentales ne sont pas effectuées efficacement, avec exactitude et en temps opportun. Avant de penser à innover, vous devez être efficient.

Par conséquent, que peuvent faire les organisations pour améliorer l’efficacité des opérations?

Le cabinet Richter s’est engagé à mettre en place la méthodologie de gestion des processus d’affaires (GPA). La GPA permet aux organisations de gérer le cycle de vie de leurs processus les plus importants, dès les premières étapes et jusqu’à l’exécution, au suivi et au contrôle.

Quels avantages votre organisation peut-elle tirer de la GPA?

1. Prestation de services constante
Des processus d’affaires simplifiés améliorent l’efficacité des opérations, ce qui permet aux directeurs de superviser les livrables, d’en assurer le contrôle et de garantir une prestation de services constante. La prestation de services à des clients ne peut être laissée au hasard (que ce soit d’un exercice à l’autre ou d’une division à l’autre). Les clients doivent obtenir une expérience client agréable et uniforme, tant dans le cadre d’une réunion pour discuter de plans d’affaires stratégiques que lors de leur audit annuel ou de la préparation de leurs déclarations de revenus. 

2. Conformité et visibilité
La GPA veille à ce que les processus d’affaires qui ont une incidence sur les livrables des clients soient consignés et enregistrés dans un système d’information afin de constituer une mémoire pour l’organisation. Un outil logiciel automatisé assure la transparence, la disponibilité des données et, tout particulièrement, l’amélioration continue. Enfin, les processus automatisés permettent l’extensibilité afin de soutenir la croissance d’un cabinet.

3. Souplesse
Paradoxalement, la souplesse est la capacité de prendre un temps d’arrêt pour examiner le processus, ajuster le tir en vue de générer des améliorations, éliminer les pertes ou s’adapter aux besoins des clients et exécuter les processus à nouveau sans interruption des livrables. Une solution de GPA permet aux organisations d’améliorer leur efficacité tout en étant plus réceptives. La GPA donne aux membres de la direction la latitude pour apporter des modifications structurées.

4. Communication interfonctionnelle
Le fait de consigner les processus d’affaires permet d’obtenir des directives simples à fournir lors de l’accueil de nouveaux employés et de la formation des employés actuels. Cela donne une vue d’ensemble des processus du cabinet des interactions et des intrants nécessaires à leur exécution. Dans un environnement multidisciplinaire, le fait de connaître le propriétaire des processus préalables et postérieurs au sien rend le travail et le flux de travail plus efficaces.

5. Réduction des coûts et revenus plus élevés
En améliorant les processus, les organisations peuvent réduire les coûts liés à l’exécution des processus d’affaires en réduisant les goulots d’étranglement et les délais d’exécution. À l’aide de Lean Six Sigma, les pertes (temps et ressources humaines) peuvent être réduites, soit en supprimant les reprises et les tâches redondantes, ce qui entraînera de plus grandes économies.

Enfin, il est temps de démystifier la gestion des processus : elle ne consiste pas seulement à cocher des cases sur une liste de vérification et elle ne doit pas être qualifiée de statique et de rigide. Lorsque vous pouvez vous appuyer sur des processus normalisés et souples qui sont bien compris à l’interne, non seulement la réflexion critique et l’innovation sont permises, elles explosent, car la GPA fournit des assises solides pour que vous sachiez comment être efficace.

Pour en apprendre davantage à ce sujet, veuillez consulter l’article suivant : Continuité des affaires


À propos de Richter : Fondé à Montréal en 1926, Richter est un cabinet comptable autorisé qui offre des services de certification, de fiscalité et de gestion de patrimoine, ainsi que des services-conseils financiers dans les domaines de la restructuration organisationnelle et de l’insolvabilité, de l’évaluation et du financement d’entreprises, du soutien en matière de litiges financiers et de la juricomptabilité. Notre engagement envers l’excellence, notre compréhension approfondie des enjeux financiers et nos méthodes pratiques de résolution de problèmes nous ont permis de devenir l’un des plus importants cabinets indépendants d’expertise comptable, de services-conseils organisationnels et de consultation au pays. Richter a des bureaux à Toronto et à Montréal.

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Références:
http://www.aicpa.org/Research/CPAHorizons2025/Pages/CPAHorizonsReport.aspx
http://www.journalofaccountancy.com/issues/2015/apr/accounting-firm-business-models.html