Simplification : domptez vos monstres organisationnels

Novembre 2016

Par: Mirella Pisciuneri

Comme l’a dit Frédéric Chopin « La simplicité est la réussite absolue ». De la forme impeccable d’une goutte d’eau aux foulées parfaitement épurées d’un coureur de vitesse, en passant par la note finale de la Symphonie no 40 de Mozart, la simplicité est à la fois discrète et remarquablement puissante. 

Les organisations considèrent rarement la simplification comme une méthode de résolution de problèmes. Lorsque nous sommes confrontés à un enjeu, notre réaction habituelle est de mettre en place un nouveau processus, de créer un comité ou de constituer une nouvelle entité juridique. Nous connaissons la chanson : ces solutions entraînent la plupart du temps plus de tâches et de paperasse, sans réellement résoudre le problème.

La simplification représente un moyen efficient d’aborder de nombreux enjeux. Tel un arbre qu’il faut émonder pour qu’il donne des fruits, la structure et les processus de votre organisation doivent être élagués pour apporter de la valeur. Quoique difficile, le processus est, comme il se doit, simple. Voyons comment vous pouvez simplifier votre organisation afin qu’elle devienne une véritable machine de création de valeur.

Toute chose doit avoir un but

Chaque élément de votre entreprise et chaque aspect de votre organisation doivent répondre à un objectif précis. Trop souvent, nous commençons à mettre en œuvre un nouveau processus ou à restructurer un service avec les meilleures intentions, pour découvrir plus tard que le projet initial est devenu un monstre organisationnel.

Prenez le temps de revoir le but de... tout, en fait! Par exemple, votre structure organisationnelle complexe est-elle justifiée par des fins juridiques ou d’autres motifs légitimes?

Lorsque vous évaluez le but de vos processus ou la structure de votre organisation, gardez en tête les trois règles d’or suivantes :

  • Toute chose doit avoir un but.
  • Ce but doit être clair et aligné avec vos objectifs commerciaux.
  • Tout ce qui ne vise pas ce but doit être éliminé.

Simplifier les responsabilités en matière de surveillance

Le nombre de responsables de la surveillance d’un projet ou d’un processus donne un indice révélateur de complexité excessive. Plus ce nombre est élevé, plus le processus est lent. Au bout du compte, vous réalisez que vous avez perdu votre temps à rendre de comptes ou à assurer des suivis pour des projets qui n’ont pas du tout progressé. 



Vous pouvez vous attaquer à ce problème en simplifiant votre structure organisationnelle. Attribuez clairement les responsabilités en ce qui a trait à la surveillance et aux rapports, élaborez un organigramme et assurez-vous que tous les intervenants les comprennent et les respectent. 



Renoncer au consensus

Bien qu’il soit préférable d’arriver à un consensus sur certains points, rappelez-vous que les meilleures idées sont rarement acceptées d’emblée. Pourquoi? Parce qu’elles sont audacieuses, stimulantes et qu’elles remettent le statu quo en question. Tenter de toujours arriver à un consensus peut être inutilement complexe et faire dérailler des idées et des projets novateurs. Comment pouvez-vous simplifier cette situation? En renonçant au consensus. Acceptez le fait que certaines personnes seront mécontentes lorsqu’on leur demandera de changer leur méthode de travail. Soyez confiant que si votre idée est véritablement géniale et bénéfique pour l’organisation, vos opposants deviendront vos alliés lorsqu’ils en observeront les résultats.

Réduisez la complexité

La simplification constitue une approche pragmatique utilisée dans la quasi-totalité des domaines. Depuis des siècles, des scientifiques, des philosophes et des mathématiciens y ont recours pour repousser les limites de leurs travaux. Allez de l’avant : adoptez l’idéologie, simplifiez votre organisation et propulsez-la à un autre niveau!

Pour en apprendre davantage : Comment les organisations peuvent-elles améliorer l’efficacité?

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