Les facteurs favorables à l’automatisation des processus par la robotique
Fusion de documents à l’aide de l’automatisation des processus d’une entreprise au moyen de l’intelligence artificielle et de la robotique
Le défi
Ce client affectait 36 employés à temps plein à l’extraction manuelle des pièces jointes aux courriels en provenance de fournisseurs. Ces 36 employés étaient répartis dans différents bureaux du client partout dans le monde. Le processus était très répétitif en plus de nécessiter beaucoup de temps et la participation d’une vaste équipe.
En raison du grand nombre de documents (connaissements, factures et bons de commande), de nombreuses règles devaient être respectées et les tâches présentaient un risque d’erreur élevé. Par exemple, les employés devaient passer en revue les détails de chaque document, générer un numéro de bon de commande et fusionner les détails des différents types de documents associés à ce bon de commande avant de stocker le document fusionné. De plus, comme les documents étaient très différents (10 000 types de documents – PDF, Word, GIF) et qu’ils provenaient de différentes sources (courriel, OneDrive), le suivi aux fins de la surveillance et de l’obtention d’une piste d’audit était difficile.
Le client cherchait donc à automatiser le processus de fusion des documents pour offrir une expérience bonifiée à ses clients et accroître leur taux de satisfaction. Il voulait également réduire le nombre d’erreurs liées à l’exécution manuelle des tâches, les heures consacrées au traitement et les coûts dans l’ensemble.
La solution
Le client a mis en place un robot logiciel intelligent (Business Automation and Robotics ou « BAAR ») pour automatiser le traitement, le classement, la fusion et le téléversement manuels des documents. En combinant la robotisation des processus à l’apprentissage automatique/IA et à la reconnaissance optique de caractères, BAAR est en mesure de faire des prédictions et de prendre des décisions selon des algorithmes et des modèles statistiques, sans exiger de programmation complexe pour effectuer des tâches bien précises.
Richter s’est associé à Allied Media pour établir une démonstration de faisabilité, ce qui a exigé environ quatre semaines. Lorsque la démonstration de faisabilité s’est avérée positive, un document portant sur l’étendue des travaux a été signé pour démarrer la mise en œuvre intégrale.
BAAR a recours à l’IA et à l’apprentissage automatique pour le classement des documents et à une combinaison d’IA et de reconnaissance optique des caractères pour l’extraction des données dans des documents non structurés. Le robot génère automatiquement un billet dans le système du client lorsque les processus révèlent une question/erreur/exception (c.-à-d. lorsque le niveau de confiance relatif au classement est faible ou lorsque le système n’a pas pu extraire les données exigées). Le billet est alors transmis à un employé, qui s’occupe d’y répondre.
Les résultats
Maintenant que ce ne sont plus les employés qui effectuent ces tâches manuellement, le client gagne 100 heures par semaine (5 200 heures par année). En plus de cette économie de 5 200 heures par année, voici ce que le client en a retiré :
- Taux d’exactitude de 100 % des rapports sur l’état d’avancement du traitement
- Taux d’exactitude de 95 % pour le traitement (taux qui augmente continuellement)
- Réduction de 85 % des tâches manuelles
- Gain de 75 % dans le temps d’exécution du processus
En gagnant du temps, le client a également réduit les coûts. Et maintenant, les employés peuvent se consacrer à des livrables qui représentent une plus grande valeur. Ce processus, auparavant impossible à auditer, peut maintenant l’être. Le client peut compter sur la production de rapports améliorés sur l’état d’avancement des documents, ajouter des filtres et générer des rapports sur l’état des logiciels malveillants. Les documents sont dorénavant stockés dans un seul endroit, ce qui facilite le suivi des documents à traiter pour le client. Tous les documents de chaque fournisseur sont fusionnés selon le numéro de facture et téléversés sur un site SharePoint. Richter a aussi tiré parti de son expérience en gestion des risques pour intégrer des contrôles dans l’ensemble du processus afin d’atténuer le risque d’entreprise, le risque opérationnel, le risque juridique, le risque lié aux processus, le risque d’atteinte à la sécurité et le risque réglementaire.
Voici d’autres livrables offerts par Richter :
- manuel de gouvernance qui comprend une description des risques et des contrôles connexes en place en vue d’atténuer les risques;
- document sur les procédures opérationnelles standard;
- documents de formation et diagrammes du déroulement du processus pour assurer une gouvernance efficace et efficiente du nouveau processus;
- modèle d’autoapprentissage (modèle d’apprentissage automatique supervisé pour continuer de « former » le robot à la manière d’un humain).
Besoins de votre équipe pour bien se préparer en vue de réussir :
- Optimisation des processus – commencer par se préparer à revoir les processus afin de les optimiser; ne pas intégrer les inefficacités actuelles dans les nouveaux processus automatisés.
- Appui des intervenants – demander aux équipes opérationnelles et techniques de participer au processus avant d’entamer l’automatisation, pour ainsi réduire les cycles de rétroaction.
- Repérer les processus qui pourraient être automatisés en vue d’optimiser le rendement du capital investi – nous pouvons vous fournir de l’aide à cet égard afin d’assurer la réussite du projet et de générer un rendement du capital investi plus élevé.
- Évolution graduelle – au moment de choisir les processus à automatiser, mieux vaut commencer par des processus simples et poursuivre graduellement en ajoutant d’autres complexités à mesure que le processus automatisé évolue.
- Sélection d’un modèle de gouvernance qui assure la pérennité des processus automatisés et qui convient à l’organisation, afin d’assurer la transparence des communications, la mobilisation des intervenants et l’harmonisation des stratégies.
- Prise en compte des risques tout au long de la robotisation des processus et mise en œuvre des contrôles adéquats dès le début afin d’atténuer les risques.
Nous aidons les entreprises à gagner en efficacité.