Les clés de la réussite : Planification des marchandises et formule des droits aux achats

Dans le secteur du commerce de détail, il n’y a vraiment qu’un seul objectif : vendre à profit. Peu importe le prix, le caractère unique du produit ou le marché visé, votre entreprise a intérêt à transférer les marchandises dans les mains des consommateurs afin de maximiser la rentabilité.

La clé pour réaliser cet objectif réside dans une gestion adéquate desdites marchandises. Disposer d’un plan relatif aux marchandises qui est à la fois stratégique et efficient peut transformer de façon efficace la manière dont votre entreprise est en mesure de vendre ses produits. Cela vous permet de relever les points qui pourraient être améliorés et de faire preuve de plus de souplesse en période d’incertitude économique. Un système de droits aux achats solide, c’est-à-dire une formule pour gérer les flux et les niveaux de stocks prévus, est essentiel pour élaborer un plan relatif aux marchandises efficace. Il est impératif de déterminer quelle est la meilleure formule des droits aux achats pour votre stratégie en matière de marchandises, car une quantité trop élevée de stocks entraîne d’importantes démarques et un faible rendement de l’investissement alors qu’une quantité insuffisante signifie des ventes manquées.

La planification de la marchandise peut améliorer votre formule des droits aux achats et, si elle est effectuée de façon efficace, elle peut également :

• stimuler la rentabilité des ventes;
• optimiser la rotation des stocks;
• améliorer les marges brutes (qui à leur tour augmentent
les bénéfices d’exploitation et les flux de trésorerie).

La mise en oeuvre d’un plan relatif aux marchandises aide non seulement votre entreprise en ce qui concerne les ventes, mais elle permet également de jeter les bases pour des stratégies qui peuvent optimiser davantage vos pratiques commerciales.

Les avantages liés à la mise en pratique d’un tel plan sont nombreux. Par conséquent, le processus de planification et de mise en oeuvre doit être rigoureux, méthodique et bien défini. Ultimement, vous voulez vous assurer que vous avez la bonne marchandise au moment opportun, dans les quantités appropriées et que vous l’offrez à juste prix. Ce faisant, vous veillez à l’optimisation de l’actif le plus important de votre bilan, c’est-à-dire vos stocks.

Les étapes pour maximiser la productivité des stocks

Il est important de mettre en oeuvre un plan avant que le processus de vente ne soit enclenché; cela est aussi essentiel que d’établir un plan financier adéquat dès le départ. Élaborer un plan relatif aux marchandises avant que des (ou d’autres) achats soient effectués, assurez-vous du respect des étapes de mise en oeuvre et vérifiez constamment que vous êtes sur la bonne piste. 

Avant de commencer à élaborer un plan, assurez-vous de prendre en considération les points suivants :

1. Organisation et responsabilités

Considérez que votre organigramme est aussi important que votre plan financier au chapitre de la maximisation de la productivité des stocks. L’élaboration d’un plan relatif aux marchandises est un travail d’équipe. De nombreux services, des achats à la direction générale des marchandises, doivent collaborer pour que le plan soit complet et que la gestion de celui-ci soit non seulement descendante, mais aussi soutenue par ceux qui occupent des rôles précis et à l’échelle locale.

Au moment d’établir cette structure, songez à celle-ci comme à une hiérarchie. Tenez compte de tous les éléments mobiles, du vice-président de la planification au directeur de la division de la planification, en passant par le contrôleur des marchandises, le spécialiste en aménagement de magasins et le distributeur. Il est impératif de nommer un membre de la haute direction à titre de responsable de la planification et de la répartition afin d’assurer une surveillance et une gestion de projet adéquates. Faites en sorte de définir clairement l’ensemble des rôles, des responsabilités et des compétences fondamentales associés à chaque poste et d’expliquer clairement les objectifs à tout le monde.

Il est important de noter que les planificateurs et les acheteurs doivent être considérés au même niveau lorsqu’il est question de la planification des marchandises. Lors de la mise en oeuvre du plan, assurez-vous de considérer le ratio a) acheteurs/planificateurs et b) acheteurs/analystes de distribution.

2. Calendrier de planification

Étant donné que le processus de planification doit commencer avant l’acquisition des marchandises, considérez le temps nécessaire pour terminer chaque étape, y compris l’approvisionnement outre-mer, l’approvisionnement national et le calendrier des ventes. Il importe également de prendre en compte la hiérarchie dans ce cas : l’intégration des commentaires et des approbations de chaque division et service ainsi que la mise en oeuvre dans les différentes unités et les différents magasins sont des éléments qui peuvent prolonger le temps requis. Cette étape peut être longue, mais elle est essentielle pour que le processus soit exhaustif, bien conçu et efficace.

Le soutien logistique au réapprovisionnement des stocks essentiels est très important. Assurez-vous de tenir compte des variables suivantes qui peuvent influencer le calendrier :

• les variations saisonnières;
• les systèmes de gestion des marchandises et de production de rapports;
• la planification de la gamme de produits;
• la distribution et la planification de l’aménagement des magasins.

3. Planification de la gamme de produits et de l’aménagement des magasins

L’élaboration et le contrôle des plans d’aménagement de la gamme de produits sont nécessaires pour garder un système de planification à jour et efficace. Mettez les plans d’aménagement de la gamme de produits à jour et planifiez des revues avant saison et en cours de saison pour garder le tout organisé et sous contrôle. Conservez un registre de notes dans lequel vous consignerez tous les mois ou aux deux semaines des détails particuliers afin de faciliter les comptes rendus lors des revues mensuelles et saisonnières. Répertoriez les éléments qui ont pu influencer les ventes d’un mois en particulier et les motifs expliquant pourquoi cette situation est susceptible ou non de se reproduire l’année prochaine. Par exemple, le mois d’avril a-t-il été particulièrement froid et pluvieux? Il se peut que cela soit la raison pour laquelle les ventes ont été plus faibles durant cette période.

Il est également important de tenir compte des ventes au pied carré et des marges brutes au pied carré au moment de la planification. Le ratio des ventes par pied carré est une excellente façon de comparer la performance des magasins et peut constituer un indicateur clé lorsque vient le temps d’évaluer non seulement ce qui se vend bien, mais aussi ce qui ne se vend PAS bien. Repérer les articles qui ne sont pas au bon endroit ou qui ne se vendent pas du tout et réévaluer à quel point ces articles sont en demande peuvent vous faire épargner beaucoup d’argent. Au microniveau, comparer la performance par magasin peut vous aider à déterminer quel est l’emplacement de choix pour les stocks. Cela indique également des éléments tels que la quantité de stocks dont vous aurez besoin, le nombre de fois que vous devrez faire la rotation des stocks, la quantité de stocks dont vous devez disposer chaque semaine, si vos marges brutes se rapprochent de vos objectifs et si oui ou non vos ventes atteignent vos objectifs en matière de stocks.

 

Une fois que vous avez établi les bases du processus de planification, commencez à améliorer et à peaufiner le plan. Comparez les plans relatifs aux marchandises et aux magasins et les plans financiers. Évaluez des plans d’urgence et de rechange, posez-vous sans cesse des questions de type « Et si » pour vous assurer que vos stratégies sont solides. Par exemple, demandez-vous ce que vous feriez si une tempête terrible s’abattait sur un port et que l’expédition de vos marchandises était retardée?

En outre, continuez à établir des relations d’affaires et à communiquer les rôles et les responsabilités aux équipes responsables des marchandises, des activités des magasins et des finances, afin qu’elles puissent collaborer pleinement. Établissez la structure de rétroaction de manière à ce que tous les intervenants concernés puissent contribuer à améliorer le plan.

Analysez la stratégie et évaluez les points communs et les points divergents; cherchez à combiner la planification descendante et la planification ascendante ainsi que le processus de planification selon les dollars et les unités afin d’être pleinement collaboratifs.

Outils logiciels à la disposition de votre équipe

Il existe plusieurs systèmes de planification logicielle intéressants et utiles qui peuvent contribuer à améliorer votre stratégie, notamment :

• SAP;
• Epicor;
• Gemmar;
• Maple Lake;
• Buyers Tool Box (ANT USA);
• Retek;
• QlikView.
• Et n’oubliez pas le bon vieux fichier Excel!

Toutefois, ces systèmes ne sont pas universels, et différents logiciels peuvent offrir différentes solutions. La clé est de trouver le système qui répondra à vos besoins particuliers.

La mise en oeuvre d’un plan relatif aux marchandises constitue avant tout un processus évolutif et non une percée révolutionnaire instantanée. À long terme, une planification efficace de la marchandise peut contribuer à vous faire gagner du temps, à rationaliser vos processus et vos objectifs d’affaires ainsi qu’à optimiser vos stocks afin de les faire passer de vos étagères aux mains des consommateurs au bon prix.

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